Một chỗ duy nhất, tên tệp bắt đầu bằng ngày, và không có thư mục con. Ba quy tắc ấy là đủ cho cả đời.
Tôi nên sắp xếp thế nào
- Một chỗ duy nhất cho tất cả
- Tên tệp bắt đầu bằng ngày theo dạng năm tháng ngày
- Rồi tới tên hạng mục và nơi làm
- Không chia thư mục con
- Mục thứ hai là quy ước làm mọi thứ tự xếp
Thư mục tự sắp xếp lấy thì bạn không phải nhớ gì thêm.
Vì sao không nên chia thư mục con
- Vì chia càng nhiều thì lúc cần càng khó tìm
- Bạn sẽ quên mình đã xếp theo tiêu chí nào
- Và một tờ có thể thuộc hai nhóm cùng lúc
- Một danh sách phẳng theo ngày thì không bao giờ nhầm
- Mục thứ ba là lý do mọi cách chia đều hỏng
Tìm theo ngày là cách duy nhất luôn đúng với hồ sơ y tế.
Giấy và ảnh chụp có nên để chung không
- Giữ cả hai nhưng ở hai nơi
- Giấy trong một cặp, ảnh trong một thư mục
- Nội dung thì như nhau
- Ảnh để mang đi, giấy để phòng khi mất máy
- Mục thứ tư là lý do giữ cả hai
Một bản duy nhất ở một dạng duy nhất là rủi ro không cần thiết.
Bao lâu dọn lại một lần
- Mỗi năm một lần là đủ
- Dọn ở đây nghĩa là bổ sung thông tin còn thiếu
- Không phải bỏ bớt tờ cũ
- Và kiểm xem bản sao lưu còn mở được không
- Mục thứ ba là điều cần nói rõ
Bỏ bớt tờ cũ cho gọn là việc dễ làm nhất và đáng tiếc nhất.
Về chuyện đặt tên tệp cho nhất quán
- Dùng đúng một kiểu tên cho mọi tệp
- Ngày trước, rồi hạng mục, rồi nơi làm
- Không dùng dấu và ký tự lạ trong tên
- Nhất quán quan trọng hơn là đẹp
- Mục thứ tư là tiêu chí duy nhất
Một kiểu tên giữ suốt nhiều năm thì tìm gì cũng ra.
Về chuyện giữ cả tờ chứ không cắt lấy phần
- Giữ nguyên cả tờ, đừng cắt lấy mỗi dòng bạn quan tâm
- Các dòng khác thường là phần giải thích
- Và phần đầu tờ có ngày lẫn nơi làm
- Cắt bớt là mất đúng phần cần khi đọc lại
- Mục thứ ba là chỗ hay bị cắt mất
Cắt cho gọn hôm nay là tự làm khó mình vài năm sau.
Về chuyện thêm một dòng ghi chú cho mỗi tờ
- Ghi vì sao lần ấy được chỉ định
- Ghi điều kiện chuẩn bị của bạn hôm đó
- Ghi cả kết luận đã nghe nếu có
- Một dòng ngắn là đủ
- Mục thứ nhất là thứ khó nhớ nhất về sau
Lý do chỉ định là phần quan trọng nhất mà tờ giấy không in ra.
Về chuyện sao lưu ở nơi thứ hai
- Điện thoại mất hoặc hỏng là chuyện xảy ra thật
- Để thêm một bản ở nơi khác
- Cho một người thân biết nó nằm ở đâu
- Kiểm mỗi năm xem còn mở được không
- Mục thứ ba là phần dành cho lúc bạn không tự lấy được
Hồ sơ chỉ có ích khi ai đó lấy ra được vào đúng lúc cần.
Về chuyện hồ sơ của cả nhà
- Nếu bạn giữ hồ sơ cho nhiều người thì tách riêng từng người
- Ghi tên người ngay đầu tên tệp
- Trộn chung là nguồn nhầm lẫn nguy hiểm
- Nhất là khi trong nhà có người trùng tên
- Mục thứ ba là rủi ro thật
Đọc nhầm tờ của người khác là tình huống không ai muốn gặp.
Về chuyện hồ sơ giấy vẫn có chỗ của nó
- Không phải ai cũng tiện dùng điện thoại
- Một cặp giấy xếp theo ngày cũng dùng tốt
- Quan trọng là một chỗ duy nhất và xếp theo ngày
- Cách làm nào bạn giữ được lâu thì cách ấy đúng
- Mục thứ ba là nguyên tắc chung cho cả hai dạng
Hệ thống đơn giản mà dùng được thì hơn hệ thống hiện đại mà bỏ dở.
Về chuyện đừng để hồ sơ nằm rải trong tin nhắn
- Ảnh gửi qua tin nhắn rồi để đó là cách mất hồ sơ phổ biến nhất
- Tin nhắn cũ bị xoá hoặc trôi mất
- Chuyển ngay vào thư mục chính sau khi gửi
- Và đặt tên theo quy ước như mọi tờ khác
- Mục thứ nhất là thói quen nên bỏ
Thư mục chính là nơi duy nhất bạn chắc chắn tìm lại được.
Ba câu khi nhìn khoảng tham chiếu
- Khoảng này in trên tờ nào và của nơi nào
- Con số của tôi nằm ở đâu so với khoảng ấy
- So với lần đo trước thì nó đang đi về hướng nào
- Bài này thêm: tờ này đã vào đúng chỗ trong hồ sơ chưa
Ba câu đầu lặp lại ở mọi bài; dòng thứ tư là phần riêng của từng bài.
Khoảng tham chiếu là khoảng của số đông
- Khoảng ấy được dựng từ một nhóm người khoẻ mạnh, không từ bạn
- Nó gắn với máy và bộ thuốc thử của chính nơi in ra tờ giấy
- Nằm trong khoảng không có nghĩa là không có gì thay đổi
- Nằm ngoài khoảng không tự động nghĩa là có bệnh
- Mục thứ ba là điều cả site này xoay quanh
Khoảng của số đông và mức nền của riêng bạn là hai thứ khác nhau.
Đi khám ngay, không chờ tra cứu, nếu
- Đau ngực, khó thở, hoặc yếu một bên người
- Sốt cao không hạ hoặc lơ mơ khó đánh thức
- Chảy máu bất thường hoặc nôn ra máu
- Sụt cân không chủ ý hoặc mệt tăng nhanh
- Triệu chứng nặng lên dù con số vẫn nằm trong khoảng
Năm dấu hiệu này lặp lại ở mọi bài, và không con số nào thay được việc đi khám.
Câu hỏi thường gặp
Tôi nên sắp xếp thế nào?
Một chỗ duy nhất, tên tệp bắt đầu bằng ngày, và không chia thư mục con. Ba quy tắc ấy là đủ.
Vì sao không nên chia thư mục con?
Vì chia càng nhiều thì lúc cần càng khó tìm, và bạn sẽ quên mình đã xếp theo tiêu chí nào.
Giấy và ảnh chụp có nên để chung không?
Giữ cả hai nhưng ở hai nơi: giấy trong một cặp, ảnh trong một thư mục. Nội dung thì như nhau.
Bao lâu dọn lại một lần?
Mỗi năm một lần là đủ. Dọn ở đây nghĩa là bổ sung thông tin thiếu, không phải bỏ bớt tờ cũ.